So läuft der telefonische Kundenkontakt bei uns ab

Ein Telefon klingelt. Ein ganz normales Geräusch im Büro – und doch beginnt damit bei uns oft etwas Besonderes. Denn hinter fast jedem Anruf steckt ein Mensch mit einem Anliegen, einer Frage oder auch mal einem echten Problem. Und genau da setzen wir an: mit Ruhe, Verständnis und einer ordentlichen Portion System.

Der telefonische Support ist bei ambarics kein anonymes Callcenter-Ding. Bei uns meldet sich kein Roboter, sondern ein echter Mensch mit echter Stimme – meistens unsere Steffi. Sie ist nicht nur freundlich, sondern vor allem schnell im Erfassen, was Sache ist. Und das kann alles sein: von der Frage zur neuen Belegerfassung bis zum „Nichts geht mehr“-Notfall.

Verstehen, sortieren, priorisieren

Sobald der Hörer abgenommen ist, geht es darum, zuzuhören. Nicht nur, was gesagt wird, sondern auch, was mitschwingt. Denn manchmal ist ein Kundenproblem technisch – und manchmal emotional. Die Kunst ist, beides zu erkennen und richtig einzuordnen.

Jeder Anruf wird direkt in unserem Ticketsystem dokumentiert. Das passiert parallel – Stefanie hört zu, stellt Rückfragen und erstellt das passende Ticket. Unser System priorisiert dann automatisch, was als erstes angegangen wird. Das sorgt für Transparenz, Geschwindigkeit und Fairness.

Kein Standardspruch – sondern echte Gespräche

Was uns wichtig ist: Jeder Anruf ist individuell. Kein „Bitte wählen Sie die 1 für…“, sondern echte Kommunikation. Viele Kunden kennen uns mittlerweile beim Namen – und wir sie auch. Das schafft Vertrauen. Manchmal wird ein kurzer Anruf auch zur kleinen Beratung, zum Technik-Coaching oder zur Situationsklärung – und oft zum Start einer Lösung.

Natürlich gibt es auch stressige Situationen. Wenn zum Beispiel ein ganzer Arbeitsprozess beim Kunden stillsteht. Dann zählt jede Minute – und genau da zahlt sich unser Zusammenspiel aus Support, Consulting und Entwicklung aus. Kurze Wege, schnelle Rücksprachen, direkter Draht. Weil wir eben ein echtes Team sind.

Einfühlungsvermögen trifft auf Effizienz

Unsere Philosophie: schnell, aber nicht hektisch. Kompetent, aber nicht von oben herab. Und immer freundlich. Selbst wenn’s mal knifflig wird, behalten wir die Ruhe – und finden Lösungen. Manchmal hilft ein Schmunzeln, manchmal eine kleine Zwischenfrage, manchmal ein kurzes „Ich bleib bei Ihnen dran, bis es läuft“. Das ist keine Floskel. Das ist unser Anspruch.

Nach dem Gespräch ist vor der Lösung

Der Support endet nicht mit dem Auflegen. Die Infos aus dem Gespräch fließen in die Ticketbearbeitung, werden weitergereicht, ergänzt oder direkt gelöst. Unsere Kunden wissen: Wenn sie anrufen, passiert etwas. Nicht irgendwann – sondern zeitnah. Und wenn es Rückfragen gibt, melden wir uns aktiv zurück. Ohne lästige Schleifen oder Formular-Bingo.

Und wenn doch mal was untergeht… sorry, wir sind leider auch nicht perfekt, und auch, wenn jeder Kunde wichtig ist, sind manche Probleme doch schwerwiegender wie andere und man muss Prioritäten setzen. aber dabei hilft uns unser Ticketsystem und unsere Kunden können hier auch festlegen, wie sehr es bei ihnen brennt.

Support bei ambarics ist keine Pflichtveranstaltung. Es ist unser Versprechen, erreichbar zu sein – und zwar mit echtem Interesse und echtem Einsatz.

Bleibt neugierig und lasst die Inspiration sprudeln. Bis zum nächsten Mal auf unserem Blog! AK