Excel – der heimliche CEO vieler KMU
Excel ist im Mittelstand so etwas wie der gute alte Kaffeevollautomat in der Teeküche. Er läuft seit Jahren, macht, was er soll, und jeder weiß ungefähr, welchen Knopf man drücken muss. Das Problem beginnt meist erst zu Pausenbeginn, wenn plötzlich alle gleichzeitig Kaffee wollen. Vielleicht würde das halbe Team auch gerne den Kakao gegen Vanillepulver ersetzen, was jedoch zu einem Boykott der Gegenbewegung führen könnte. In vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist Excel längst mehr als ein Werkzeug. Es ist Planung, Controlling, Warenwirtschaft, Projektsteuerung und manchmal sogar die letzte Instanz vorm Chaos. Und genau darin liegt das Risiko.
Gut gemeint, schlecht vernetzt
Was als pragmatische Lösung begann, entwickelt sich in wachsenden Unternehmen häufig zu einem Flickenteppich aus Dateien, Versionen und Zuständigkeiten. Umsatzlisten liegen auf dem Server, Lagerbestände auf dem Desktop eines Mitarbeiters, Kalkulationen in der Cloud und die aktuelle Wahrheit irgendwo dazwischen. Die Folge ist keine böse Absicht, sondern fehlende Transparenz. Entscheidungen werden auf Basis von Zahlen getroffen, die im besten Fall gestern gestimmt haben – oder im schlechtesten Fall nie.
Wenn jede Abteilung ihre eigene Wahrheit hat
Excel-Inseln entstehen schleichend. Abteilungen optimieren für sich, jede Datei löst ein konkretes Problem und niemand stellt grundsätzlich infrage, ob das Ganze noch zusammenpasst. Doch sobald Prozesse komplexer werden, stößt diese Logik an Grenzen. Schnell wird vergessen, welchen Zweck die Datei ursprünglich erfüllen sollte, noch schneller wird eine zusätzliche Formel eingefügt und drei Zirkelbezüge später bricht das ganze System in sich zusammen. Wenn Vertrieb, Einkauf, Lager und Buchhaltung mit unterschiedlichen Datenständen arbeiten, wird Abstimmung zur Daueraufgabe. Zeit, die eigentlich in Kunden, Produkte oder Innovationen fließen sollte, versickert in Abstimmungsrunden, Nachfragen oder Excel-Notoperationen, weil eine Zweckentfremdung einen Datentsunami ausgelöst und Kollegen in eine unfreiwillige Nachtschicht geschickt hat.
Schneller werden geht nur mit echten Zahlen
Besonders adrenalinlastig wird es dort, wo Geschwindigkeit gefragt ist. Lieferzeiten verkürzen sich nicht durch gute Absichten, sondern durch verlässliche Informationen. Wer heute nicht in Echtzeit weiß, welche Ware verfügbar ist, welche Aufträge offen sind oder wo Engpässe entstehen, hängt immer mindestens ein Quentchen hinterher. Das gilt für produzierende Unternehmen genauso wie für Handel und Dienstleister. Fehlende Transparenz reicht dem strategischen Risiko hier die Hand zum Tango.
Klaus-Dieter ersetzt kein System
Fast jedes Unternehmen, ungeachtet dessen Größe, hat diese eine Person, deren Gedanken und Prozessverständnis verschmelzen und die Arbeitsgrundlage vieler Mitarbeiter bildet. Nennen wir ihn Klaus-Dieter. Klaus-Dieter ist der Excel-Messias. Er hat sie erschaffen, diese eine Excel-Datei, die eigentlich auch nur von ihm wirklich verstanden wird und deren Inhalt ganze Projektentscheidungen untermauert oder Unternehmensgeschicke lenkt. Ist Klaus-Dieter im Urlaub oder knackt den Euro-Jackpot, wird aus einem funktionierenden Provisorium recht zeitnah ein ernsthaftes Problem. Wissen steckt dann nicht im System, sondern im Kopf eines abwesenden Mitarbeiters. In modernen Unternehmen rangiert der Lottogewinn eines Mitarbeiters im Ranking der relevantesten Unternehmensrisiken jedoch ziemlich am Ende.
ERP – größerer Ruf als Realität
Genau an dieser Stelle taucht oft ERP als Rettungsanker auf, und mit ihm kommen Bilder von Mammutprojekten, langen Einführungsphasen und hohen Kosten. Genau dieses Bild sorgt bis heute dafür, dass Entscheidungen aufgeschoben werden. Dabei sollte es sich hierbei eigentlich inzwischen mehr um ein historisches Postkartenmotiv handeln. Die Realität moderner ERP-Systeme hat sich längst verändert. Heute sehen wir kaum noch starre Großlösungen, dafür umso häufiger flexible Plattformen, die mit dem Unternehmen wachsen und Prozesse abbilden, statt sie zu verbiegen.
Echtzeit schlägt Bauchgefühl
Der entscheidende Unterschied liegt in der Echtzeit. Wenn alle Bereiche mit denselben Daten arbeiten, entstehen Klarheit und Geschwindigkeit. Prozesse werden nachvollziehbar, Zahlen belastbar und Entscheidungen fundierter. Statt zu diskutieren, welche Excel-Version die richtige ist, kann der Blick nach vorne gehen. Genau hier beginnt der Richtungswechsel, den viele Unternehmen spüren, aber noch nicht konsequent gehen.
Später ist auch eine Strategie. Nur keine gute.
Wer heute noch zögert, tut das selten aus Bequemlichkeit, sondern aus Unsicherheit. Der richtige Zeitpunkt scheint nie gekommen zu sein, das Tagesgeschäft ist zu laut und Excel funktioniert ja irgendwie noch. Doch Systeme, die gerade so funktionieren, sind keine stabile Basis für Wachstum. Sie bremsen sachte, ohne dass es uns direkt auffällt.
Excel darf bleiben. Als Gast, nicht als Gastgeber.
Es geht nicht darum, Excel zu verteufeln. Es geht darum, ihm wieder den Platz zu geben, den es verdient. Als richtig gutes Werkzeug, nicht als System. Wer den Schritt in Richtung integrierter Prozesse und transparenter Daten geht, schafft sich Luft für das Wesentliche. Für bessere Entscheidungen, zufriedene Kunden und nachhaltiges Wachstum, Dank artgerechter Excel-Haltung.
Der Richtungswechsel beginnt meist mit einem Satz
Wenn Sie spüren, dass Ihre Prozesse mehr bremsen als unterstützen, lohnt sich ein Blick hinter die Kulissen. Ein Gespräch reicht oft aus, um einzuordnen, wo Sie stehen und welche nächsten Schritte sinnvoll sind. Ohne Verkaufsdruck, aber mit klarem Blick auf die Realität.