Hallo alle miteinander. Nun bin ich schon einen Monat bei ambarics Software & Consulting verantwortlich für Backoffice und eCommerce. Es wird Zeit die letzten Wochen voller neuer Aufgaben und Eindrücke zu reflektieren und mit euch zu teilen. Anfang des Monats werden die Rechnungen und Steuerberater-Unterlagen geschrieben, gebucht, gedruckt, sortiert und zur Post gebracht. Ich habe also in meinen ersten Tagen krampfhaft versucht den mit Mopsgeschwindigkeit bewegenden Mauszeiger von Tobias zu folgen, um die Grundlagen in Buchhaltung und Rechnungswesen in der myfactory nachzuvollziehen. Belege buchen hier, Vertragslauf da und danach Pooldruck. Zurzeit noch ein wenig umständlich, soll der Prozess der Abrechnung noch überdacht und automatisiert werden. Gut, dass wir fähige Programmierer und Experten im Gebiet der Softwareanwendung im Team haben, die das mal eben ändern können. Mein Vorschlag: Ich hätte gerne einen Button „alle Rechnungen automatisch verarbeiten“ wurde mit auf die schier unendliche To-do Liste der Entwickler gesetzt.
It´s Tool Time – Hör mal wer die Stereoanlage steuert
Nicht nur ich, sondern auch mein Laptop musste mit den richtigen Werkzeugen ausgestattet werden. Danny war also öfters mal an meinem Rechner um mir das ein oder andere zwingend notwendige Tool wie einen Datentransferordner, VeraCrypt, Owncloud und den TPM Manager zu installieren. Die VNC-Verbindung zum Bedienen des Raspberry Pi zur Steuerung der Musikanlage mit Internetsendern oder Musik von der NAS durfte da natürlich nicht fehlen. Unwissend wie ich an meinem zweiten Tag war, wollte ich doch tatsächlich die Hi-Fi-Anlage während unseres Freitag-Meeting manuell leiser stellen. Warum ich nichts sagen würde, Danny könnte das doch auch per Handy leiser drehen, da müsste ich nicht aufstehen. Da habe ich erstmal nicht schlecht geschaut und mir wurde umgehend der OpenELEC, der den Raspberry Pi zum Media-Center verwandelt, vorgestellt.
Intelligente Zeiterfassung – Wie plane ich meine Tages-Aufgaben
Eine von Danny selbst programmierte Applikation ist der abaTimeTracker, welcher mich anfangs einiges an Disziplin kostete, um meine zu erledigenden Aufgaben ordnungsgemäß mit Datum, Uhrzeit und Aktivität dem richtigen Ticket zu zuordnen. Ich habe mir angewöhnt, morgens mehrere TimeTracker auf meinem Zweitbildschirm zu öffnen und mit meinen Tageszielen zu füllen. So habe ich gleich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben und kann über die Start-Stopp-Schaltfläche jederzeit die Zeit von meinen Tätigkeiten monitoren. Am Ende des Arbeitstages übernehme ich einfach die Zeiten per Klick in die myfactory Zeiterfassung.
Derzeit nur für internes Interesse, ist dies später zwecks Support-Abrechnung von großer Bedeutung. Denn wo bei mir aktuell nur eigens angelegte interne Tickets hinterlegt sind, sind bei Vertrieb, Support und Entwicklung „echte Tickets“ verknüpft, welche am Monatsende mittels Zeitabrechnung in den Rechnungen erfasst wird. Somit werden die Zeiten sehr genau während der Arbeit im Hintergrund dokumentiert und nicht einfach nur geschätzt. Das tolle an dieser Anwendung ist die direkte Verknüpfung mit der myfactory – kein copy-paste-Aufwand mit Zeiten oder Ticketnummern.
Support, Consulting, Entwicklung, Vertrieb oder Intern – für jeden Anlass das richtige Ticket
In diesem Zusammenhang musste ich mich ebenfalls mit dem Thema Tickets in der myfactory auseinandersetzen: Welche Arten gibt es? Wie erstelle ich sie? Wo finde ich meine Tickets in der Übersicht? Wie kann ich Aufgaben damit verknüpfen? usw. Natürlich habe ich am Monatsende vergessen meine internen Tickets zur Zeiterfassung auf erledigt zu setzen, denn nur dann sind sie für die Abrechnung sichtbar. Das war aber kein Problem, da ich ja keine Rechnung an ambarics schreibe, sondern quasi einen Supportvertrag in Form meines Arbeitsvertrages habe. Hier möchte ich nochmal auf meinen Wunschbutton zurückkommen, der später die abgeschlossenen Tickets mit den Vertragsarten abgleicht und dann automatisch in die monatlichen Rechnungen aufnimmt bzw. als vollständig erfüllt setzt.
Mein Fazit: Wenn man ein bisschen Zeit mit der myfactory Software verbracht hat, bedient sie sich logisch und intuitiv, sie ist sehr individualisierbar und mit dem Bonus eines Experten-Teams im Rücken, für alle Problemstellungen zu benutzen. Besonders gefallen mir die möglichen Verknüpfungen, durch welche man alles nachvollziehen kann. Ich freue mich auf meine weitere Einarbeitung und neue spannende Erkenntnisse über die myfactory. Mein aktuell geschätzter Wissenstand beträgt ca. 2% aller Funktionen. Ich halte euch diesbezüglich auf dem Laufenden.
