Die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich rückt mit großen Schritten näher. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ab 2026 gilt diese Pflicht auch für die Erstellung und Versendung von Rechnungen.

In diesem Blogbeitrag fassen wir die wichtigsten Informationen zur E-Rechnungspflicht zusammen und stellen dar, welche Schritte Unternehmen jetzt einleiten müssen, um fristgerecht vorbereitet zu sein.

Was ist die E-Rechnung?

Im Zuge der Digitalisierung durchdringt die elektronische Rechnungsgebung zunehmend den Geschäftsalltag und transformiert das klassische Rechnungswesen. Im Gegensatz zur herkömmlichen Papierrechnung, die in physischer Form ausgestellt und versendet wird, basiert die E-Rechnung auf einem strukturierten, digitalen Datenformat.

Merkmale der E-Rechnung

• Digitales Format: E-Rechnungen werden in standardisierten Formaten wie XML oder UBL erstellt, die eine maschinenlesbare Verarbeitung ermöglichen.
• Strukturierte Daten: Die relevanten Rechnungsinformationen, wie Rechnungsnummer, Lieferant, Leistungsempfänger, Artikelpositionen und Preise, sind in einem definierten Datensatz organisiert.
• Elektronische Übermittlung: Der Versand der E-Rechnung erfolgt digital über verschiedene Kanäle wie E-Mail, EDI oder über dedizierte E-Rechnungsplattformen.
• Automatische Verarbeitung: Die strukturierten Daten der E-Rechnung ermöglichen eine automatische Verarbeitung in Buchhaltungssystemen, wodurch manuelle Eingaben und Medienbrüche reduziert werden.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Die E-Rechnung bietet gegenüber der Papierrechnung eine Reihe von Vorteilen, darunter:

• Schnellere Bearbeitung: E-Rechnungen können deutlich schneller verarbeitet werden als Papierrechnungen, da sie nicht manuell eingegeben werden müssen.
• Geringere Kosten: Die Verarbeitung von E-Rechnungen ist kostengünstiger als die Verarbeitung von Papierrechnungen, da sie weniger Papier, Druckkosten und Porto erfordert.
• Verringerte Fehlerquote: Bei der Verarbeitung von E-Rechnungen kommt es zu deutlich weniger Fehlern als bei der Verarbeitung von Papierrechnungen.
• Verbesserte Transparenz: E-Rechnungen können einfacher archiviert und wiedergefunden werden als Papierrechnungen

Welche Unternehmen sind von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen in Deutschland, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen in Deutschland verkaufen. Ausgenommen sind lediglich Kleinstunternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 22.000 Euro und Rechnungen an Privatpersonen.

Welche Fristen müssen Unternehmen beachten?

• 1. Januar 2025: Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• 1. Januar 2026: Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen erstellen und versenden, außer der Rechnungsempfänger gestattet eine Papierrechnung.
• 1. Januar 2027: Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen erstellen und versenden, ohne Ausnahmen
• 1. Januar 2028: Papierrechnungen sind nicht mehr zulässig

Welche technischen Voraussetzungen müssen Unternehmen erfüllen?

Um E-Rechnungen empfangen und versenden zu können, benötigen Unternehmen eine entsprechende Softwarelösung. Diese Software muss in der Lage sein, E-Rechnungen im strukturierten Format zu erstellen, zu lesen und zu versenden.

Welche Austauschformate sind technisch empfehlenswert?

Für den Austausch von E-Rechnungen werden verschiedene Formate verwendet. Empfehlenswert sind die folgenden Formate:

• ZUGFeRD: ZUGFeRD ist ein deutsches Standardformat für E-Rechnungen, das auf dem XML-Format basiert.
• UBL: UBL ist ein internationales Standardformat für E-Rechnungen, das auf dem XML-Format basiert.

Es können auch weitere Austauschformate verwendet werden, sofern sie den europäischen Normen EN 16931 und ISO/TS 16931 genügen.

Was können Unternehmen jetzt tun?

Unternehmen, die noch nicht auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet sind, sollten sich jetzt mit dem Thema befassen und die notwendigen Schritte einleiten. Dazu gehört die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung, die Schulung der Mitarbeiter und die Anpassung der Geschäftsprozesse.

Die E-Rechnungspflicht bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, welche sie durch die rechtzeitige Vorbereitung und Umstellung auf die E-Rechnung reibungslos nutzen und somit profitieren können.

Hilfe benötigt?

ambarics software & consulting steht Ihnen als Ihr kompetenter Partner zur Seite und unterstützt Sie gerne bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht in Ihrem Unternehmen. Schreiben Sie uns einfach über unser Kontaktformular an. Wir setzen uns zeitnah mit Ihnen in Verbindung, um einen passenden Beratungs-Termin zu vereinbaren.

Bleibt neugierig und lasst die Inspiration sprudeln. Bis zum nächsten Mal auf unserem Blog!
AK