Videokonferenzen – Effizient, höflich und ohne peinliche Zwischenfälle

Videokonferenzen sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen Meetings mit Kolleg*innen und Kunden rund um den Globus, sparen Reisekosten und bringen eine neue Flexibilität in unsere Zusammenarbeit. Doch während digitale Meetings viele Vorteile haben, bringen sie auch Herausforderungen mit sich: Missverständnisse, technische Pannen und unhöfliches Verhalten können für Frust sorgen.

Hier kommt der Videokonferenz-Knigge ins Spiel. Denn so, wie wir uns in einem persönlichen Meeting professionell und höflich verhalten, sollten wir es auch online tun. Sonst enden Meetings schneller in einem Desaster, als man „Du bist noch stumm geschaltet!“ sagen kann.

Wenn alles schiefgeht – Ein Praxisbeispiel aus der Hölle

Stell dir vor, du bist in einem wichtigen Workshop. Der Dozent beginnt mit seiner Präsentation, aber statt in Gesichter schaut er auf eine Wand aus schwarzen Kacheln. Kein Augenkontakt, kein Feedback – einfach nichts.

Dann geht es weiter:

📌 Ein Teilnehmer hat sein Mikrofon an und tippt lautstark auf seiner Tastatur – oder schlimmer noch, telefoniert nebenbei.
📌 Jemand anderes isst mitten im Meeting – Chips, direkt am Mikrofon.
📌 Ein weiterer Teilnehmender schaltet sich plötzlich mit einer verzerrten, lauten Stimme ein, weil sein Mikro nicht richtig funktioniert.
📌 Während eine Person spricht, fängt eine andere an, parallel etwas anderes zu erzählen, weil niemand weiß, wer gerade dran ist.
📌 Plötzlich springt ein Kind ins Bild, während eine Katze über die Tastatur läuft – unterhaltsam, aber auch ablenkend.

Nach 60 Minuten haben alle Kopfschmerzen, die Hälfte der Punkte wurde nicht besprochen und niemand fühlt sich wirklich schlauer als vorher.

Willkommen in der Meeting-Hölle!

Damit genau DAS nicht passiert, lohnt es sich, ein paar einfache Regeln zu beherzigen.

Warum Manieren und Respekt in der digitalen Welt noch wichtiger sind

Früher saßen wir gemeinsam in einem Raum, hatten Augenkontakt und konnten Körpersprache und Mimik deuten. Heute passiert vieles über Bildschirme – und genau das macht gutes Benehmen umso wichtiger.

1. Schwarze Bildschirme wirken unhöflich
   Stell dir vor, du sprichst in einem Raum voller Menschen, aber niemand schaut dich an. Stattdessen starren sie auf ihr Handy, tippen herum oder blicken ins Leere. Genauso fühlt es sich für Vortragende an, wenn Kameras ausbleiben. Eine eingeschaltete Kamera signalisiert Präsenz und Respekt.
2. Digitale Meetings benötigen Struktur
   Anders als bei persönlichen Treffen gibt es online keine zufälligen Gespräche in der Kaffeeküche oder schnelle Abstimmungen auf dem Flur. Wer sich nicht klar äußert oder keinen Plan hat, sorgt für Verwirrung.
3. Unhöflichkeit fällt stärker auf
   Im Büro merkt man schnell, wenn jemand abgelenkt ist oder keine Lust hat. Online hingegen passiert es oft, dass jemand sich ausklinkt, nebenbei E-Mails liest oder sich nur halbherzig beteiligt. Das ist für alle anderen frustrierend und stört den Arbeitsfluss.

Der perfekte Videokonferenz-Knigge – So klappt’s garantiert

1. Vorbereitung ist alles
   Teste vor dem Meeting deine Technik: Mikrofon, Kamera und Internetverbindung sollten funktionieren. Wer frühzeitig alles checkt, erspart sich peinliche „Hört ihr mich?“–Momente.
2. Pünktlichkeit zählt auch online
   Fünf Minuten vorher bereit sein, Kamera und Mikro testen – und dann entspannt ins Meeting starten.
3. Kamera an – Präsenz zeigen
   Kein Mensch möchte mit einer Wand aus schwarzen Kacheln reden. Eine eingeschaltete Kamera zeigt Respekt und erhöht die Gesprächsqualität. Natürlich gibt es Ausnahmen, gerade bei sehr großen Gruppen – aber in wichtigen Meetings, Workshops oder Kundengesprächen sollte die Kamera an sein.Besonders bei der Begrüßung und wenn Fragen gestellt werden, ist es essenziell, die Kamera einzuschalten. Nichts ist für Vortragende oder Moderator*innen unangenehmer, als gegen eine anonyme Wand aus schwarzen Bildschirmen zu sprechen. Mimik und Gestik helfen, den Austausch lebendig zu gestalten und Missverständnisse zu vermeiden. Selbst wenn du die Kamera zwischendurch ausmachst – beim aktiven Sprechen oder Diskutieren sollte sie an sein.

   Außerdem: Eine ausgeschaltete Kamera in einem virtuellen Meeting ist dasselbe, wie wenn du in einem physischen Meeting plötzlich den Raum verlässt. Das kann Desinteresse oder fehlendes Engagement signalisieren – auch wenn es vielleicht nicht so gemeint ist. Gerade in interaktiven Meetings oder Workshops sollte daher immer darauf geachtet werden, dass eine visuelle Präsenz besteht.

4. Mikrofon stummschalten, wenn du nicht sprichst
   Unnötige Hintergrundgeräusche sind für alle Beteiligten anstrengend. Sobald du nichts sagst, schalte dein Mikrofon auf „stumm“.
5. Klare Kommunikation und aktives Zuhören
   Virtuelle Meetings leben von aktiver Beteiligung. Sei konzentriert, unterbrich andere nicht und signalisiere mit Nicken oder kurzen Reaktionen, dass du zuhörst.
6. Die „Melde-Funktion“ nutzen & Emojis gezielt einsetzen
   Besonders in großen Meetings oder Workshops ist es hilfreich, wenn nicht alle durcheinander sprechen. Nutze die Melde-Funktion, um zu signalisieren, dass du etwas sagen möchtest. So bleibt das Gespräch strukturiert.Auch Reaktionen über Emojis können sinnvoll sein – ein 👍, 👏 oder 😊 hilft, Zustimmung oder Feedback zu geben, ohne das Gespräch zu unterbrechen.

   Eine kurze Nachricht im Chat kann ebenfalls nützlich sein, sei es für eine Frage, eine Anmerkung oder um in einem Workshop mitzuteilen, dass du eine Aufgabe erledigt hast. So bleibt das Meeting dynamisch, ohne dass jeder einzelne Beitrag mündlich erfolgen muss.

7. Dresscode? Ja, aber mit Köpfchen!
   Klar, niemand erwartet einen Anzug oder ein Business-Kostüm im Homeoffice, aber komplett ungekämmt im Pyjama vor die Kamera zu treten, macht auch keinen guten Eindruck.
8. Struktur behalten und Zeitrahmen einhalten
   Kein Meeting sollte länger sein als nötig. Eine gute Moderation sorgt für klare Strukturen, effiziente Diskussionen und ein Ende, das nicht in der Unendlichkeit versinkt.
9. Virtuelle Meetings nicht zu lang machen
   Online-Meetings sind oft anstrengender als persönliche Treffen. 30- bis 60-Minuten-Sessions sind optimal. Längere Meetings sollten Pausen enthalten.

Fazit: Höflichkeit und Struktur machen Meetings besser

Digitale Meetings sind praktisch, aber sie funktionieren nur, wenn sich alle an ein paar Grundregeln halten. Ein bisschen Vorbereitung, eine Prise Respekt und ein Hauch von Struktur – schon läuft’s!

Kein Mensch möchte in einem Meeting sitzen, in dem alles schiefgeht, was schiefgehen kann. Also lasst uns gemeinsam dafür sorgen, dass unsere Videokonferenzen professionell, produktiv und angenehm sind.

Bleibt neugierig und lasst die Inspiration sprudeln. Bis zum nächsten Mal auf unserem Blog!
AK