In einer Zeit der stetigen Erreichbarkeit und Kommunikation dürfte folgender Gedanke jedem bekannt sein: "Ich wollte doch noch irgendetwas machen...!?"
Mehrere Postfächer - egal ob digital oder nicht - versorgen uns mit Informationen, Bitten und Anweisungen, welche eine Reaktion erfordern. Hierbei spielt es keine Rolle, ob per SMS, Facebook, E-Mail, Brief oder Gespräch. Privat oder beruflich - irgend etwas gibt es immer zu tun. Während wir im Wandel der Zeit mit den Vor- und Nachteilen des Fortschritts leben, erwischen wir uns immer häufiger dabei, wie wir den einfachsten Weg außer Acht lassen. Wir arbeiten und leben mit Technik... warum sollten wir uns also nicht auch auf diesem Wege organisieren!?
Im folgenden möchten wir einen Lösungsansatz vorstellen, mit welchem man sich sowohl privat als auch beruflich mit Hilfe der Methode Getting Things Done und der myfactory organisieren kann. Selbstverständlich ist die Methode in unserem Haus praktisch erprobt und für "Läuft." befunden worden.
Vorweg gibt es drei Grundregeln beim Organisieren von Aufgaben zu beachten:
- Dauert die Erledigung der Aufgabe weniger als zwei Minuten, dann erledigt man sie sofort.
- Eine regelmäßige Kontrolle der im folgenden erläuterten Aufgabenliste ist ein absolutes Muss. Es bietet sich hierfür an, einen festen Zeitpunkt einmal die Woche zu setzen (z.B. immer Freitag nach dem Frühstück).
- Der Kalender steht in der Priorität IMMER über der Aufgabenliste.
Wir haben uns entschieden, unseren Lösungsansatz anhand zweier praktischer Beispiele zu erläutern.
Wir beginnen im privaten Bereich:
Es ist Februar irgendeinen Jahres. Die Müllabrechnung kommt und mit ihr die Müllabfuhrtermine für das neue Jahr. Was ist zu tun?
- Dokument verscannen und ablegen.
- Termine im Kalender eintragen, um die fälligen Rechnungen (zum Beispiel halbjährliche Fälligkeit) zu bezahlen.
- Aufgaben mit Fälligkeit zur Abfuhr des Mülls setzen.
- Bei Fälligkeit des Termins Zahlungen veranlassen.
- Bei Fälligkeit der Aufgabe Müll für die Entsorgung bereitsstellen.
Nun unser Beispiel im Geschäftsbereich:
Ein Kunde sendet eine Supportanfrage per Mail. Die darin beschriebene Aufgabe erfordert mehrere Arbeitsschritte und weist einen Termin aus, bis zu welchem der Vorgang abgeschlossen sein muss. Was ist zu tun?
- E-Mail beim Kunden ablegen.
- Aufgabe erstellen, welche den Arbeitsauftrag kurz zusammenfasst.
- E-Mail mit Aufgabe verknüpfen, damit Details hinterlegt sind.
- Termin mit der Fälligkeit setzen.
- Ggf. Zwischenaufgaben erteilen.
- Bei der Verteilung von Aufgaben den Status und die Rückmeldung im Blick behalten.
- Bei Erledigung aller Aufgaben Kunden informieren, Status der Aufgabe auf "erledigt" setzen.
- Sollte Schritt 7 noch nicht erfolgt sein, bietet der Termin eine hervorragende Gelegenheit, dies nachzuholen.
Bei der Organisation der Informationen sind verschiedene Dinge wie Zeitpunkt, Fälligkeit und Priorität zu beachten. Außerdem kann man alle Aufgaben zusätzlich kategoriesieren, was eine leichtere Selektierung der Bereiche ermöglicht. Des Weiteren besteht die Möglichkeit zur Aufgabe Zwischenaufgaben zur Erledigung an Kollegen zu verteilen. Der Vorteil ist eine klare Dokumentation aller Aufgaben inkl. der zuständigen Bearbeiter. Dies macht den Arbeitsablauf transparent und nachvollziehbar.
Unser Fazit: Wenn man sich die Technik zu Nutzen macht, lassen sich viele Dinge vereinfachen. Das Prinzip der Digitalisierung funktioniert im geschäftlichen Bereich sehr gut. Wir sehen daher keinerlei Grund, warum man nicht auch im Privatbereich vom Fortschritt profitieren sollte. Die Vorteile liegen auf der Hand.
