Der Gewinn liegt im Einkauf.
Vertriebler werden jetzt kopfschüttelnd darüber nachgrübeln, was dieser Satz für ein Quatsch ist. Und tatsächlich... was alte Kaufmänner wussten, ist heute nicht mehr ganz so aktuell. Heute liegt der Gewinn längst nicht mehr alleine in den Händen des Einkaufs. Die Möglichkeiten der Warenbeschaffung sind zu Zeiten des Internets nahezu unbegrenzt. Ein enormer Zeitaufwand von Einkäufern für die Recherche nach geeigneten Anbietern oder Speditionen kann die Kosten in die Höhe treiben und sollten bei der Betrachtung der Beschaffungskosten einbezogen werden. Den weitreichenden Aufgabenbereich eines Einkäufers von heute, verbunden mit ein paar nützliche Tipps, wollen wir im folgenden beleuchten.
Einkauf und Global Sourcing
Im Einkauf sollte durch Global Sourcing eine Einsparung von 20 % zu erzielen sein. Dies gilt branchenübergreifend allgemein als Richtwert. Hierbei sollte jedoch nicht der reine Einkaufspreis eine Rolle spielen. Total Cost of Ownership - kurz TCO - sollte alle zu erwartenden Kosten, einschließlich Transaktions-, Kapitalbindungs- und Verhandlungskosten beinhalten. So erhalten auch europäische Lieferanten die Möglichkeit, preislich mit den asiatischen Wettbewerbern mithalten zu können.
Risiken in der Lieferkette
Risiken in der Lieferkette sind äußerst vielseitig. Streiks, behördliche Gebietssperrungen und wirtschaftliche Ereignisse kommen meist genauso unvorhergesehen wie klimatische Katastrophen. Clevere Unternehmen setzen darum auf einen Plan B, welcher zum Beispiel auf das Bestehen eines alternativen Lieferantenpools aufbaut. Auch spezielle Software, welche die verschiedensten Ereignisse aus dem Umfeld der Lieferketten analysiert, kann helfen, die Risiken vorab zu erkennen, um entsprechende Maßnahmen ergreifen zu können.
Die richtige Verhandlungsstrategie
Wer gut vorbereitet ist, den wirft so schnell nichts aus der Bahn. Professionelle Verhandlungsführung muss gelernt sein. Schnell kristallisiert sich im Gespräch heraus, wer seine Hausaufgaben gemacht hat. Eine Vorfinanzierung wird wegen des engen finanziellen Spielraums vom Lieferanten abgelehnt? Dieses Argument lässt sich leicht zerschlagen, wenn der Einkäufer weiß, dass die Eigenkapitalquote des Lieferanten beispielsweise bei 60 % liegt. Gute Vorbereitung ist aber auch wichtig, um die Motive des Lieferanten nachvollziehen zu können. Warum sind Preisvorstellungen, wie sie eben sind? Gerade bei schwierigen Gesprächspartnern ist es wichtig, im richtigen Moment die Reißleine zu ziehen und nicht zu viel zu fordern. Verhandlungen sind Kompromisse. Ein "Nein." ist -psychologisch betrachtet- schwerer gesagt als ein "Ja.". Für eine langfristig gut funktionierende Partnerschaft ist eine für alle Seiten zufrieden stellende Einigung unabdingbar.
Worte besprechen, Schrift fixiert
Wer Nachverhandlungen umgehen will, sollte sich direkt darum kümmern, dass die Konditionen schriftlich fixiert werden. Häufig nutzen Lieferanten die Bestätigung von Konditionen zur Einleitung von Nachverhandlungen, indem plötzlich zusätzliche Klauseln und Bedingungen eingebaut werden. Durch die sofortige Fixierung ersticken Sie den eventuellen Versuch schon im Keim, ersparen sich den zusätzlichen Zeitdruck und Frustration.
Keine Ausnahmen: Worst Case als Vertragsbegleiter
Vertrauensvolles und langjähriges Verhältnis hin oder her - wenn es um detaillierte vertragliche Abstimmungen geht, gibt es kein "Du" und kein "Wir". Vertrag ist Vertrag, und hierbei sollte das Verhältnis zum Verhandlungspartner keine Rolle spielen. Der Hintergrund ist leicht erklärt: Im Fall von Urlaub, Krankheit, Nachfolge oder ähnlichem kann ohne schriftlichen Nachweis die bisherige Geschäftspraktik nicht bewiesen werden und sie liefern Ihr Unternehmen gegebenenfalls der Gegenseite aus. Auch wenn keiner darauf hofft - Worst Case ist stets und ständig Begleiter einer jeden Vertragsbetrachtung.
Die Erkenntnisse von heute sind die Irrtümer von morgen.
Freilich ist die eingangs erwähnte Kaufmannsregel überholt. Ein Unternehmen, welches erfolgreich am Markt etabliert ist, kann sich nicht nur auf seine hervorragenden Einkäufer berufen. Vielmehr ist Gewinnmaximierung zu einem Gemeinschaftprojekt aller Abteilungen geworden. Hier lässt sich auch nicht unterscheiden, wer den Löwenanteil zum Gewinn beigetragen hat. Am Ende laufen Unternehmen - egal welcher Größe - wie ein schweizer Uhrwerk. Wenn auch nur ein Zahnrädchen nicht funktioniert, wirkt sich das auf die Produktivität aller anderen aus. In dem Fall gilt es, den Störfaktor zu analysieren und zu beheben. Jede Abteilung hat seine Daseinsberechtigung und jedem einzelnen Mitarbeiter sollte klar sein, dass er Teil des großen Ganzen ist. Wer sich mit seinem Unternehmen identifiziert, leistet gute Arbeit. Der Grundstein des Erfolges liegt also bereits darin, zufriedene Mitarbeiter zu beschäftigen.
