Liebe Leser,
dem ein oder anderen ist es schon aufgefallen: Diese Woche bin ich spät dran. Dieser Umstand ist vor allem einer chaotischen Woche geschuldet... und einer auffallend schlechten Eigenorganisation meiner Aufgaben. Der negative Effekt liegt auf der Hand. Es ist Samstagabend und ich sitze mit dem Laptop auf dem Schoß alleine schreibend auf meiner Couch. Was den Anschein von Arbeit erweckt, ist es auch tatsächlich. Der positive Effekt soll euch aber auch nicht vorenthalten werden. Ich tummle mich ruhigen Gewissens mit Bier und Laptop auf der Couch. Bewaffnet mit Schokolade und Keksen und akustisch untermalt von einem meiner liebsten Disney-Filme, darf ich tun, was ich so gerne tu: Ich schreibe für euch.
Obwohl ich wirklich gerne schreibe, muss ich zugeben, dass ich mir meinen Samstagabend trotzdem etwas anders vorgestellt hätte. Das bringt mich zum dieswöchigen Thema:
Planen und Organisieren.
Über dieses Thema hätte ich wahrscheinlich schon viel früher schreiben sollen, denn gerade in der Vorweihnachtszeit ist Planen und Organisieren das ultimative Thema - privat wie beruflich von unschätzbarer Bedeutung. Am Mittwoch war der Nikolaus zu Besuch. Einer der wenigen Einbrecher, der Bringt statt Nimmt, war auch bei uns wieder fleißig, ohne es dabei zu übertreiben. Der Nikolaus-Vertreter unserer Büroräume hatte pflichtbewusst für schokoladige Aufmerksamkeiten gesorgt - nicht weil er es musste, sondern weil es Teil seines eigenen Anspruchs an sich selbst ist. Wichtig hierbei ist vor allem der Gedanke und der Einbau in den eigenen Ablaufplan. Schließlich muss auch ein Schokilaus besorgt und unauffällig platziert werden. Worauf ich eigentlich mit diesem Beispiel hinaus will, ist, dass man sich selber in aller erster Linie seine Prioritäten sortieren sollte. Im Folgenden werde ich euch erläutern, wie ich zukünftig das Themengebiet Planen und Organisieren angehen werde. Vielleicht nutzt ihr es ja als kleine Organisationshilfe für die anstehenden Feiertage.
Schritt 1
Stellt euch immer die Frage, was ihr eigentlich erreichen wollt. In meinem Beispiel, ab hier nenne ich es der Kürze wegen "Projekt Schoki", war es eine kleine Freude, die sich positiv auf das Betriebsklima auswirken könnte. Je nach Kategorie variiert das Ziel natürlich. Hätte ich mir über meine Vorgehensweise schon etwas früher Gedanken gemacht und diese idealer Weise auch berücksichtigt, wäre mein erklärtes Wochenziel bestimmt nicht utopisch gewesen und ihr hättet pünktlich zum Freitag den Blog-Beitrag präsentiert bekommt. Naja... das ist nun blöd gelaufen. Sorry, liebe Leser!
Schritt 2
Wichtig für Planung und Organisation ist auch die Frage nach der Zeit. Hierbei gilt es, folgende Fragen zu beantworten:
- Wann muss es fertig / erledigt / besorgt sein?
- Wie lange benötige ich zum erledigen / besorgen / fertig stellen?
Die Frage nach dem "wie lange" sollte man unbedingt großzügig behandeln. Kleiner Tipp: Verdoppelt den großzügig geschätzten Zweitaufwand. Wer die Zeit im Nacken hat, gerät schnell unter Druck und es passieren grobe Fehler.
Im Projekt Schoki war die Beantwortung der Fragen ziemlich einfach:
- Wann? 06.Dezember 2016, 08.45 Uhr
- Wie lange? ca. 15 Minuten, zzgl. Zeitpuffer = 30 Minuten
Für den Blog-Freitag übersetzt, sähe das Ganze so aus:
- Wann? Freitag, den 09.12.2016 (optimaler Weise bis 14 Uhr)
- Wie lange? Idee ca. 45 Minuten + Recherche = 1 Stunde*2 + Verfassen 2 Stunden*2 + Neutralisieren 6 Stunden + Korrekturlesen 15 Minuten*2 + Veröffentlichen inkl. Teilen auf Sozialen Medien 5 Minuten * 2 = ca. 12,5 Stunden Gesamtaufwand inkl. Zeitpuffer
Schritt 3
Im nächsten Schritt solltet ihr bedenken, was passiert, wenn ihr es nicht pünktlich schafft, um euch die Wichtigkeit bewusst zu machen. Das Scheitern von Projekt Schoki hätte vermutlich keinerlei direkte Auswirkungen für meine Kollegen gehabt. Ich hingegen wäre frustriert gewesen, was wiederum die Arbeit negativ beeinflusst hätte, was wiederum dann doch wieder Einfluss auf die Kollegen gehabt hätte. Verzwickt also. Das ihr am Freitag keinen Beitrag bekämt, wenn ich nicht pünktlich fertig werde, war mir bewusst. Bis hierher habe ich meine eigene Liste auch noch eingehalten... Der Fehler im System begann jetzt.
Schritt 5
Wir alle kennen Aufgaben, "die wir auch noch später erledigen können". Mich persönlich betrifft das gerne, wenn es um die allgemeinen Hausarbeiten geht. Nicht selten hat "später" eine Tendenz zu "nie" (natürlich nicht bei mir und meinen Hausarbeiten). Darum auch hier ein -eigentlich nicht unbekannter- Tipp: Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen. Oder in unserem Fall: Wenn es geht, mach es gleich. Projekt Schoki wurde mit dem Wochenendeinkauf erledigt, der Blog-Beitrag für KW 49... nun ja... wie wir sehen, gehörte der in dieser Woche zu den "später-Dingen". Da sitze ich nun und schreibe wie verrückt an diesem Beitrag, in der Hoffnung, dass vielleicht wenigstens die Hälfte meiner Samstagmorgen-beim-Kaffee-Leser sich dazu hinreißen lässt, den Freitags-Blog statt Samstag erst Sonntag zu lesen.
Schritt 6
Darum hier die Erweiterung zum Tipp aus Schritt 5: Wenn es nicht gleich geht, lege dir einen fixen Zeitpunkt fest, an dem du mit der Erledigung beginnst. Schritt 6 ist nur eine Alternativposition. Projekt Schoki kam ohne diese Position aus. Blog-Freitag KW 49 jedoch nicht. Was mir fehlte war nicht die Motivation, sondern ein fixer Zu-Erledigen-Termin. Ein geblocktes Zeitfenster zum bloggen. (Lustiges Wortspiel!) Wenn ich ehrlich bin, gab es tatsächlich ein paar Möglichkeiten, die ich mit wirklich aufschiebbaren Aufgaben gefüllt habe. Das war blöd.
Schritt 7
Dieser Schritt ist Gleichzeitig das große Finale. Keine Ausreden mehr. Zieh es durch! Betrachte es als Hommage an all die, die Konsequenzen aus deinem Handeln oder Nichthandelt ziehen müssen. Für uns bedeutet es vor allem: Nächsten Freitag gibt´s den Beitrag wieder pünktlich. Versprochen!
Ich liebe es, wenn ein Plan funktioniert!
Theoretisch lassen sich diese 7 Schritte auf so ziemlich alles im Leben anwenden. Freilich gibt es auch Dinge, die man nicht planen kann. Liebe zum Beispiel, oder Gesundheit. Aber für die vielen kleinen Aufgaben, die der Alltag für uns bereit hält, sind Pläne garnicht so dumm. Wie eingangs erwähnt, ist gerade in der Vorweihnachtszeit der Stresslevel ungleich niedriger der Besinnlichkeit, die vorherrschen sollte. Pläne helfen uns, Strukturen und einen kühlen Kopf zu bewahren, weil sie uns das Gefühl geben, dass alles passt. Am Ende freuen wir uns doch alle, wenn ein Plan funktioniert. Den Alltag (oder Feiertagsabläufe) planen und organisieren muss keine große Kunst sein. Bleibt konsequent und vergesst die in Schritt 2 genannten Zeitpuffer nicht! Diese haben nämlich noch einen weiteren charmanten Nebeneffekt: Sie bieten Raum für Spontanität und Flexibilität im Zeitablauf... nur falls doch mal was dazwischen kommt. Dann gilt es nämlich, umzustrukturieren. Aber das ist ein neues Thema.
Übrigens: Wer Schwierigkeiten hat, das Aufräumen in seinem Zeitmanagement unterzubringen, kann jetzt aufatmen! Mehrere wissenschaftliche Studien haben bewiesen, dass Unordnung ein Zeichen für Kreativität ist. Macht euch also nicht mehr Gedanken als nötig, wenn euer Schreibtisch nicht aussieht, als wäre er einer Möbelausstellung entsprungen. Ihr befindet euch einfach in einer kreativen Phase...
